Chính sách quyền riêng tư

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với nền tảng 1Business do Công ty Cổ phần Phần mềm CADS cung cấp, bao gồm website 1business.vn, các ứng dụng trên Android/iOS, các dịch vụ API và tính năng liên quan (gọi chung là “Dịch vụ”). Chính sách áp dụng cho người dùng, người quản trị và người truy cập các Dịch vụ này.

Đối với tài khoản do doanh nghiệp hoặc tổ chức cấp, doanh nghiệp hoặc tổ chức đó có thể quyết định mục đích sử dụng dữ liệu nghiệp vụ, phạm vi phân quyền và thời hạn lưu trữ theo hợp đồng và quy định áp dụng.

2. Thông tin có thể được xử lý

Tùy chức năng được bật và cách sử dụng, CADS có thể xử lý:

• Thông tin tài khoản: họ tên, tên đăng nhập, email, số điện thoại, mã nhân viên, tổ chức, phòng ban, chức danh, vai trò, ảnh đại diện.
• Dữ liệu nghiệp vụ: kế hoạch, công việc, lịch họp, nội dung trao đổi, tệp đính kèm, tài liệu, đơn hàng, thông tin khách hàng và các dữ liệu khác do tổ chức hoặc người dùng nhập vào hệ thống.
• Dữ liệu cuộc họp, âm thanh và AI: bản ghi âm, nội dung chuyển giọng nói thành văn bản, biên bản, nội dung tóm tắt và đề xuất công việc, khi người dùng chủ động sử dụng tính năng có liên quan và cấp quyền cần thiết.
• Hình ảnh, camera và tệp: hình ảnh, video, tài liệu do người dùng chọn chụp, tải lên hoặc chia sẻ qua chức năng tương ứng.
• Dữ liệu vị trí: vị trí gần đúng/chính xác, thời điểm, lộ trình hoặc thông tin ghé thăm điểm làm việc khi doanh nghiệp sử dụng tính năng cần vị trí và người dùng cấp quyền thích hợp. Chức năng theo dõi vị trí nền (nếu được triển khai trong ứng dụng cụ thể) phải có thông báo và yêu cầu quyền theo cơ chế hệ điều hành.
• Thông tin thiết bị và nhật ký: địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, thời điểm truy cập, nhật ký lỗi và sự kiện bảo mật.
• Thông tin liên hệ: nội dung mà người dùng chủ động gửi cho CADS để tư vấn hoặc hỗ trợ.

Không phải mọi chức năng đều thu thập mọi loại dữ liệu trên; việc xử lý phụ thuộc sản phẩm, quyền được cấp và cấu hình của tổ chức.

3. Mục đích sử dụng

• Tạo, xác thực, quản lý và phân quyền tài khoản.
• Cung cấp các chức năng ERP, quản trị công việc, cộng tác, họp thông minh và các dịch vụ 1Business mà tổ chức sử dụng.
• Chuyển đổi âm thanh thành văn bản, tổng hợp biên bản hoặc hỗ trợ xử lý nội dung bằng AI khi người dùng yêu cầu.
• Đồng bộ dữ liệu, gửi thông báo, hỗ trợ khách hàng, xử lý lỗi và cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Bảo vệ an toàn hệ thống, ngăn ngừa truy cập trái phép, gian lận và lạm dụng.
• Thực hiện nghĩa vụ hợp đồng hoặc nghĩa vụ pháp lý hợp lệ.

CADS không bán hoặc cho thuê dữ liệu cá nhân của người dùng. Việc sử dụng dữ liệu cho mục đích quảng cáo cá nhân hóa không được mặc nhiên suy ra từ việc sử dụng Dịch vụ.

4. Cơ sở xử lý và quyền thiết bị

Dữ liệu được xử lý theo cơ sở phù hợp với từng trường hợp, bao gồm sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu, việc thực hiện hợp đồng, yêu cầu cung cấp chức năng, nghĩa vụ pháp lý và nhu cầu bảo vệ an toàn hệ thống phù hợp quy định.

Các quyền như micro, camera, ảnh/tệp hoặc vị trí chỉ được yêu cầu khi cần cho tính năng tương ứng và theo cơ chế cấp quyền của thiết bị. Người dùng có thể thay đổi quyền tại phần Cài đặt của thiết bị; một số chức năng sẽ không hoạt động đầy đủ nếu quyền bị thu hồi.

5. Chia sẻ dữ liệu và dịch vụ bên thứ ba

Dữ liệu có thể được truy cập trong phạm vi cần thiết bởi chính người dùng, người quản lý được tổ chức phân quyền, nhân sự CADS có trách nhiệm hỗ trợ/vận hành, nhà cung cấp hạ tầng hoặc dịch vụ kỹ thuật được sử dụng để vận hành các tính năng, và cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu hợp pháp.

Một số chức năng có thể tích hợp dịch vụ bên thứ ba (ví dụ dịch vụ lưu trữ, thông báo, bản đồ, đăng nhập, chuyển giọng nói thành văn bản hoặc xử lý AI). Khi sử dụng các chức năng đó, dữ liệu cần thiết có thể được truyền đến nhà cung cấp tương ứng để thực hiện yêu cầu. Phạm vi tích hợp và điều khoản xử lý dữ liệu cần được đối chiếu với cấu hình triển khai thực tế.

6. Lưu trữ và xóa dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ trong thời gian cần thiết để cung cấp Dịch vụ, thực hiện hợp đồng, hỗ trợ quản trị và đối soát nghiệp vụ, giải quyết tranh chấp hoặc tuân thủ nghĩa vụ pháp luật. Thời hạn cụ thể có thể phụ thuộc loại dữ liệu, hợp đồng và chính sách của tổ chức sử dụng.

Khi yêu cầu xóa hợp lệ được chấp thuận hoặc dữ liệu không còn cần thiết, dữ liệu được xóa, ẩn danh hoặc hạn chế truy cập theo quy trình áp dụng, trừ trường hợp phải giữ lại theo nghĩa vụ pháp lý. Dữ liệu sao lưu có thể tiếp tục tồn tại trong một khoảng thời gian giới hạn theo chu kỳ sao lưu.

7. Biện pháp bảo vệ dữ liệu

CADS áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp, có thể bao gồm xác thực tài khoản, phân quyền theo vai trò, giới hạn truy cập, nhật ký hoạt động, bảo vệ đường truyền, sao lưu, giám sát sự cố và kiểm soát nhân sự được phép tiếp cận dữ liệu. Không phương thức xử lý điện tử nào đảm bảo an toàn tuyệt đối.

8. Quyền và yêu cầu của người dùng

Trong phạm vi pháp luật áp dụng, người dùng có thể yêu cầu thông tin về dữ liệu đang được xử lý, truy cập, chỉnh sửa, hạn chế xử lý, thu hồi sự đồng ý, xóa dữ liệu hoặc tài khoản và gửi khiếu nại. Với tài khoản thuộc tổ chức, yêu cầu liên quan dữ liệu công việc có thể phải phối hợp với đơn vị cấp tài khoản.

Để gửi yêu cầu, vui lòng liên hệ info@cads.com.vn, nêu họ tên, tài khoản/tổ chức và nội dung yêu cầu. CADS có thể xác minh danh tính trước khi thực hiện.

9. Dữ liệu trẻ em

1Business được thiết kế chủ yếu phục vụ hoạt động quản trị và làm việc trong tổ chức, không hướng đến trẻ em. Nếu phát hiện thông tin của trẻ em được cung cấp trái với quy định áp dụng, CADS sẽ phối hợp xử lý phù hợp.

10. Cập nhật chính sách

CADS có thể điều chỉnh chính sách khi Dịch vụ, tính năng hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản mới sẽ được công bố trên trang này kèm ngày cập nhật. Với thay đổi quan trọng, CADS có thể thông báo qua ứng dụng, email hoặc kênh phù hợp.

11. Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Phần mềm CADS
Email: info@cads.com.vn
Hotline: 1900 1294
Website: cads.com.vn
Địa chỉ công bố: Số 2, M6A, TT6, Khu đô thị Bắc Linh Đàm, Hà Nội, Việt Nam.